Datenschutzerklärung

WP Suite wird von Smart Cloud Solutions Inc. entwickelt, einer in Delaware gegründeten Gesellschaft mit Geschäftsanschrift 1221 Brickell Avenue, Suite 900, Miami, FL 33131, USA. Unsere öffentliche Geschäftstelefonnummer lautet +1 (645) 230-4733. Unser Registered Agent in Delaware ist Legalinc Corporate Services Inc., 131 Continental Dr Suite 305, Newark, DE 19713, USA.

Diese Datenschutzerklärung richtet sich an ein weltweites Publikum, einschließlich Besucher und Kunden in den Vereinigten Staaten, im Europäischen Wirtschaftsraum, im Vereinigten Königreich und in anderen Regionen. Abhängig von Ihrem Wohnort können Ihnen zusätzliche Datenschutzrechte zustehen.

1. Geltungsbereich und Rolle von WP Suite

Diese Datenschutzerklärung gilt für personenbezogene Daten, die wir für unsere eigene Website, Konten, Abonnements, Lizenzierung, Support-, Vertriebs-, Newsletter- und Geschäftstätigkeiten verarbeiten.

WP Suite ist grundsätzlich Verantwortlicher für personenbezogene Daten, die wir über folgende Wege erheben:

• die WP Suite Website unter https://wpsuite.io/;
• WP Suite Konto-, Abonnement-, Workspace- und Site-Connection-Funktionen;
• Kontaktformulare, Newsletter-Formulare, Präferenzverwaltung sowie Support- und Vertriebskommunikation;
• Abrechnungs-, Abonnement- und Lizenzverwaltungsprozesse;
• geschäftliche Kommunikation mit uns per Telefon, E-Mail, Formularen oder anderen Kanälen; und
• Betriebsprotokolle, die zur Bereitstellung und Absicherung der WP Suite Plattformdienste erforderlich sind.

WP Suite ist standardmäßig kein Auftragsverarbeiter für personenbezogene Daten, die innerhalb der eigenen WordPress-Website oder des eigenen AWS-Kontos eines Kunden verarbeitet werden. Vom Kunden bereitgestellte WP Suite Plugins laufen auf der WordPress-Website des Kunden, im Browser des Besuchers oder mit Backend-Diensten, die im eigenen AWS-Konto des Kunden bereitgestellt werden. In solchen Bereitstellungen kontrolliert der Kunde seine eigene Website, AWS-Ressourcen, Authentifizierungssysteme, AI-Backends, Formulare, Protokolle, Benutzerdaten und Datenschutzhinweise.

Sofern wir nicht gesondert schriftlich etwas anderes vereinbaren und der Dienst technisch so aktiviert ist, dass wir Zugriff erhalten, hosten, betreiben oder verarbeiten wir keine personenbezogenen Daten von Website-Besuchern, Cognito-Benutzern, Formularabsendern, Knowledge-Base-Benutzern oder AI-Backend-Benutzern unserer Kunden innerhalb kundeneigener Bereitstellungen.

2. Vom Kunden bereitgestellte Umgebungen

WP Suite ist so konzipiert, dass die meiste Laufzeitverarbeitung außerhalb der von WP Suite kontrollierten Infrastruktur erfolgt:

• WP Suite Plugins laufen auf der WordPress-Website des Kunden und/oder im Frontend-Browser.
• AI-, Authentifizierungs-, Workflow- und Static-Delivery-Backends des Kunden werden typischerweise im eigenen AWS-Konto des Kunden bereitgestellt.
• Cognito User Pools, Identity Pools, API Gateway Endpoints, Lambda-Funktionen, DynamoDB-Tabellen, Bedrock-Konfigurationen, S3-Buckets, CloudFront-Distributionen und Logs des Kunden werden vom Kunden kontrolliert, sofern kein gesonderter Managed Service vereinbart wurde.
• Kunden-Websites sollten für ihre Nutzer eigene Datenschutz- und Cookie-Richtlinien veröffentlichen.

Wenn eine WordPress-Website mit WP Suite Plattformdiensten verbunden wird, können wir Plattforminformationen wie Website-URL, Workspace-Kennungen, Abonnementstatus, Lizenzstatus, Entitlement-Status, Metadaten zur Funktionskonfiguration, Authentifizierungs-/Sitzungsinformationen und Betriebsprotokolle verarbeiten, die zur Bereitstellung und Absicherung des Dienstes erforderlich sind.

Diese Plattforminformationen werden verwendet, um Konto-, Abonnement-, Entitlement-, Site-Connection-, Konfigurationsbereitstellungs- und Sicherheitsfunktionen bereitzustellen. Sie sind nicht dazu bestimmt, personenbezogene Daten von Endnutzern des Kunden, Zahlungskartendaten, Cognito-Benutzerdatenbanken des Kunden, Formularübermittlungen des Kunden oder Inhalte aus AI-Backends des Kunden zu enthalten.

3. Informationen, die wir erheben

3.1 Informationen, die Sie direkt bereitstellen

Wir können Informationen erheben, die Sie bereitstellen, wenn Sie:

• uns per Telefon, E-Mail oder Kontaktformular kontaktieren;
• Support, Vertriebsinformationen, technische Walkthroughs oder Demos anfordern;
• Newsletter abonnieren oder Ihre Präferenzen aktualisieren;
• ein WP Suite Konto, einen Workspace oder ein Abonnement erstellen oder verwalten;
• eine WordPress-Website mit WP Suite Plattformdiensten verbinden;
• kostenpflichtige Dienste erwerben oder verwalten; oder
• anderweitig mit uns kommunizieren.

Dazu können Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Ihr Unternehmensname, Ihre Rolle, Website-URL, Workspace- oder Website-Informationen, Abrechnungsdaten, Abonnementinformationen, Nachrichteninhalte, Supportdetails, Newsletter-Präferenzen und andere Informationen gehören, die Sie bereitstellen.

3.2 Demo-Buchung und Terminplanung

Wenn Sie über unsere Website eine Demo, einen technischen Walkthrough oder ein Meeting buchen, kann die Terminplanung über Calendly erfolgen. Calendly kann Informationen wie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Unternehmen, Ihre Rolle, eine gegebenenfalls angegebene Telefonnummer, Meeting-Präferenzen, Zeitzone, gewählten Termin, Antworten auf Buchungsfragen, Termin-Metadaten, Kalendereinladungsdetails sowie Stornierungs- oder Umbuchungsaktivitäten verarbeiten.

Wir verwenden diese Informationen, um Meetings zu planen, Kalendereinladungen und Erinnerungen zu senden, uns auf das Meeting vorzubereiten, Ihre Anfrage nachzuverfolgen und Vertriebs- oder Supportabläufe zu verwalten.

3.3 Telefonkommunikation

Wenn Sie unsere öffentliche Geschäftstelefonnummer anrufen oder eine Nachricht senden, können Anruferinformationen, Anrufmetadaten, SMS-/Nachrichteninhalte und vom Bearbeiter erfasste Kommunikationsnotizen in Quo (ehemals OpenPhone) verarbeitet werden. Wenn wir nicht sofort antworten können, können wir weiterhin Anrufernummern und damit verbundene Kommunikation sehen, die vom Telefonsystem oder Bearbeiter verarbeitet wird.

3.4 E-Mail-Kommunikation

E-Mails an Adressen wie sales@wpsuite.io und info@wpsuite.io werden in unserer Google Workspace Umgebung verarbeitet. Wir können diese Kommunikation speichern und durchsuchen, um auf Ihre Anfrage zu antworten, Support zu leisten, Geschäftsbeziehungen zu verwalten und Geschäftsunterlagen aufzubewahren.

3.5 Kontaktformulare, Weiterleitung und CRM/Ticketing

Wenn Sie ein Kontakt-, Support- oder Vertriebsformular auf der WP Suite Website absenden, kann die Übermittlung zunächst in unserem WP Suite AWS-Konto gespeichert werden, einschließlich Amazon DynamoDB. Rohe Formularübermittlungen in DynamoDB sind mit einer Time-to-Live-Aufbewahrungsdauer von 30 Tagen konfiguriert.

Ein auf AWS Bedrock / Amazon Nova Lite basierender AI-Agent kann die Übermittlung klassifizieren oder weiterleiten, damit wir entscheiden können, ob daraus ein Lead, Support-Ticket oder eine andere interne Aufgabe werden soll. Das AI-Routing dient der Unterstützung von Triage und Workflow-Weiterleitung. Es ist nicht dazu bestimmt, ohne menschliche Beteiligung rechtlich erhebliche Entscheidungen über Sie zu treffen.

Kontaktdaten und relevante Nachrichteninhalte können an HubSpot gesendet werden, wo wir einen Kontaktdatensatz, Lead oder ein Ticket erstellen oder aktualisieren können. Je nach Art Ihrer Anfrage kann der Nachrichteninhalt im zugehörigen Lead- oder Ticketdatensatz gespeichert werden.

Wir können außerdem eine Benachrichtigung an unseren Slack Workspace senden, damit unser Team den Eingang einer neuen Anfrage sieht. Slack-Benachrichtigungen dienen der operativen Übersicht und können begrenzte Informationen aus der Übermittlung enthalten.

3.6 Newsletter und Präferenzen

Wenn Sie unseren Newsletter oder andere Updates abonnieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und alle mit Ihrem Abonnement verbundenen Themenpräferenzen. Sie können Ihre Präferenzen unter https://wpsuite.io/preferences/ oder über Abmeldelinks in unseren E-Mails verwalten.

Standard-Newsletter- und Kontaktformulare können Sie für das Standard-Newsletter-Thema anmelden, sofern keine spezifischere Präferenz angeboten oder ausgewählt wird. Newsletter-Präferenzen und Sperrvermerke werden in HubSpot gespeichert, damit wir Ihre Auswahl respektieren können.

3.7 Abonnement-, Zahlungs- und Abrechnungsinformationen

Wenn Sie ein kostenpflichtiges Abonnement oder einen anderen kostenpflichtigen Dienst erwerben, werden Zahlungs- und Abrechnungsinformationen von Stripe verarbeitet. Dazu können Kontaktdaten, Rechnungsadresse, Steuer- oder Rechnungsdetails, Zahlungsmittelinformationen, Transaktionshistorie, Rechnungen und Abonnementstatus gehören. Wir speichern keine vollständigen Zahlungskartennummern oder CVC-Codes in unseren eigenen Systemen.

3.8 Plugin-, Konto- und Plattforminformationen

Wenn Sie eine WordPress-Website mit WP Suite verbinden, plattformgestützte Einstellungen verwenden oder ein Abonnement verwalten, können wir technische und kontobezogene Informationen wie Website-URL, Workspace-Kennungen, Abonnementstatus, Lizenzstatus, Plugin-Konfigurationsmetadaten, Authentifizierungs-/Sitzungsinformationen und Betriebsprotokolle verarbeiten, die zur Bereitstellung und Absicherung des Dienstes erforderlich sind.

Diese Plattforminformationen sind getrennt von personenbezogenen Daten, die innerhalb der eigenen WordPress-Website, des AWS-Kontos, Cognito User Pools, AI-Backends, der Kontaktformulare oder Datenbanken des Kunden verarbeitet werden können.

3.9 Cookies, Analysen und ähnliche Technologien

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien für wesentliche Websitefunktionen, Einwilligungsverwaltung, Analysen, Sicherheit, Leistung und Marketingmessung. Für die Verwaltung von Cookie-Einwilligungen verwenden wir CookieYes, auch über Google Tag Manager. Abhängig von Ihren Einwilligungsentscheidungen und Ihrer Region können Tools wie Analysen, Werbepixel, reCAPTCHA oder andere Tags über Google Tag Manager geladen werden.

Weitere Einzelheiten finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie und in den auf der Website verfügbaren Cookie-Einstellungen.

4. Wie wir personenbezogene Daten verwenden

Wir verwenden personenbezogene Daten, um:

• die Website und WP Suite Plattformdienste zu betreiben, abzusichern und zu verbessern;
• Vertriebs-, Support-, Partnerschafts- und Presseanfragen zu beantworten;
• Kontaktformularübermittlungen an den richtigen internen Workflow weiterzuleiten;
• HubSpot Kontakte, Leads und Tickets zu erstellen und zu verwalten;
• Newsletter und Produktupdates entsprechend Ihren Präferenzen zu senden;
• Konto-, Workspace-, Plugin-, Abonnement- und Abrechnungsfunktionen bereitzustellen;
• Lizenz-, Entitlement- und Funktionskonfigurationsdienste für verbundene Websites bereitzustellen;
• Zahlungen, Rechnungen, Erstattungen, Steuern und Buchhaltungsunterlagen zu verarbeiten;
• Missbrauch, Betrug, Spam, Fehlgebrauch von Diensten und Sicherheitsprobleme zu überwachen;
• Websiteleistung und Marketingwirksamkeit zu analysieren, soweit zulässig;
• rechtliche, steuerliche, buchhalterische und regulatorische Pflichten zu erfüllen; und
• unsere Nutzungsbedingungen durchzusetzen und unsere Rechte, Nutzer und Dienste zu schützen.

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung für Nutzer im EWR und Vereinigten Königreich

Soweit die DSGVO, UK GDPR oder ähnliche Gesetze gelten, stützen wir uns auf eine oder mehrere der folgenden Rechtsgrundlagen:

Sie können eine Einwilligung widerrufen, wenn die Verarbeitung auf Einwilligung beruht. Der Widerruf berührt nicht die Verarbeitung, die vor dem Widerruf stattgefunden hat.

6. Von uns eingesetzte Dienstleister

Wir setzen Drittanbieter ein, um WP Suite zu betreiben. Abhängig von Ihrer Interaktion mit uns können dazu gehören:

Diese Anbieter können Informationen in den Vereinigten Staaten und anderen Ländern verarbeiten. Wir setzen sie ein, um Leistungen für uns zu erbringen, nicht um Ihre personenbezogenen Daten zu verkaufen.

Diese Liste beschreibt Dienstleister, die für die eigene Website und den Plattformbetrieb von WP Suite eingesetzt werden. Sie beschreibt nicht Auftragsverarbeiter, die Kunden für ihre eigenen WordPress-Websites oder AWS-Bereitstellungen auswählen.

7. AI-gestützte Verarbeitung

Einige WP Suite Website- und interne Workflows können AI-gestützte Verarbeitung verwenden. Beispielsweise kann eine WP Suite Kontaktformularübermittlung von einem auf AWS Bedrock / Amazon Nova Lite basierenden Agenten geprüft werden, um die Anfrage zu klassifizieren, relevante Dokumentation vorzuschlagen oder sie an Vertrieb, Support oder einen anderen Workflow weiterzuleiten.

Wir nutzen AI-gestützte Verarbeitung, um von Menschen betriebene Workflows zu unterstützen und die Antwortqualität zu verbessern. Wir verwenden AI-Routing nicht, um ohne menschliche Beteiligung rechtlich erhebliche Entscheidungen über Sie zu treffen. Wenn Sie der Ansicht sind, dass ein AI-gestützter Workflow eine falsche Weiterleitung oder Antwort erzeugt hat, können Sie uns kontaktieren und eine menschliche Überprüfung verlangen.

AI-Funktionen, die von Kunden in deren eigenen AWS-Konten bereitgestellt werden, werden vom Kunden kontrolliert und fallen nicht unter das oben beschriebene interne AI-Routing von WP Suite.

8. Optionale Dienste zur Infrastrukturautomatisierung

WP Suite kann künftig optionale Funktionen zur Infrastrukturautomatisierung anbieten. Beispielsweise kann ein Kunde eine Vorlage im eigenen AWS-Konto bereitstellen, die eine Rolle erstellt, die WP Suite oder ein autorisiertes Automatisierungs-Backend mit vom Kunden genehmigten Berechtigungen übernehmen kann, um AWS-Ressourcen wie Cognito User Pools, Konfiguration externer Identity Provider, E-Mail-Vorlagen, AI-Kit Backends oder zugehörige Stacks zu erstellen oder zu aktualisieren.

Wenn solche Dienste angeboten werden, sind sie optional und erfordern, dass der Kunde Rolle, Berechtigungen und Umfang autorisiert. Zu den typischerweise für eine solche Automatisierung verarbeiteten Daten können AWS-Konto-IDs, Role ARNs, External IDs, Ressourcennamen, Domains, Konfigurationsprompts, Bereitstellungsparameter, Stack-Status, Fehlerprotokolle und zugehörige Betriebsmetadaten gehören.

Eine Rolle, die die Bereitstellung von Infrastruktur erlaubt, bedeutet für sich allein nicht, dass WP Suite personenbezogene Daten der Endnutzer des Kunden verarbeitet. Wenn ein zukünftiger Managed Service erfordert, dass WP Suite personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden verarbeitet, stellen wir erforderlichenfalls geeignete zusätzliche Bedingungen, Sicherheitszusagen und Dokumentation zur Auftragsverarbeitung bereit.

9. Datenaufbewahrung

Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie dies für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke vernünftigerweise erforderlich ist, sofern nicht gesetzlich eine längere Dauer vorgeschrieben oder erlaubt ist.

Wir können de-identifizierte, aggregierte oder anonymisierte Informationen aufbewahren, die Sie nicht mehr identifizieren.

10. Internationale Übermittlungen

Wir sind ein Unternehmen aus den Vereinigten Staaten und nutzen Dienstleister, die personenbezogene Daten in den Vereinigten Staaten und anderen Ländern verarbeiten können. Wenn Sie sich im EWR, im Vereinigten Königreich oder in einer anderen Region mit Datenübermittlungsregeln befinden, können Ihre Informationen in Länder übertragen werden, die möglicherweise nicht das gleiche Datenschutzniveau wie Ihre Heimatjurisdiktion bieten.

Soweit erforderlich, stützen wir uns auf geeignete Garantien wie vertragliche Verpflichtungen, Standardvertragsklauseln, Datenverarbeitungsbedingungen von Anbietern, technische Schutzmaßnahmen und organisatorische Maßnahmen.

11. Ihre Datenschutzrechte

Abhängig von Ihrem Standort können Sie berechtigt sein:

• Zugriff auf personenbezogene Daten zu verlangen, die wir über Sie gespeichert haben;
• die Berichtigung unrichtiger Informationen zu verlangen;
• die Löschung personenbezogener Daten zu verlangen;
• bestimmten Verarbeitungen zu widersprechen oder deren Einschränkung zu verlangen;
• die Übertragbarkeit von Informationen zu verlangen, die Sie uns bereitgestellt haben;
• Ihre Einwilligung zu widerrufen, wenn die Verarbeitung darauf beruht;
• Marketingkommunikation abzubestellen; und
• Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde einzulegen.

Sie können Newsletter-Präferenzen unter https://wpsuite.io/preferences/ verwalten. Sie können uns außerdem über die unten angegebenen Kontaktdaten kontaktieren.

Wir müssen möglicherweise Ihre Identität überprüfen, bevor wir bestimmte Anfragen beantworten. Einige Rechte können durch anwendbares Recht, Sicherheitsanforderungen, rechtliche Verpflichtungen, Buchhaltungsregeln oder die Rechte anderer eingeschränkt sein.

12. Marketingkommunikation

Sie können Marketing-E-Mails über den Abmeldelink in der E-Mail oder durch Aktualisierung Ihrer Präferenzen unter https://wpsuite.io/preferences/ abbestellen. Wir können weiterhin transaktionale oder administrative Nachrichten senden, etwa Konto-, Abrechnungs-, Dienst-, Sicherheits- oder Rechtshinweise.

13. Sicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten ein, darunter Verschlüsselung bei der Übertragung, Zugriffskontrollen, Least-Privilege-Zugriffsmuster, Cloud-Sicherheitskontrollen, Protokollierung und gegebenenfalls Trennung betrieblicher Systeme. Keine Übertragungs- oder Speichermethode ist vollständig sicher, daher können wir absolute Sicherheit nicht garantieren.

14. Kinder

Die Website und die Dienste richten sich nicht an Kinder unter 13 Jahren, und wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern unter 13 Jahren. Wenn Sie glauben, dass ein Kind uns personenbezogene Daten bereitgestellt hat, kontaktieren Sie uns bitte, damit wir geeignete Maßnahmen ergreifen können.

15. Websites und Dienste Dritter

Die Website und die Dienste können Links zu Websites, Dokumentationen, Plattformen oder Diensten Dritter enthalten. Deren Datenschutzpraktiken unterliegen deren eigenen Datenschutzerklärungen. Wir sind nicht für die Datenschutzpraktiken Dritter verantwortlich.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Bei wesentlichen Änderungen können wir auf der Website, per E-Mail oder über einen anderen geeigneten Kanal darauf hinweisen. Das Datum „Zuletzt überarbeitet“ zeigt, wann diese Datenschutzerklärung zuletzt aktualisiert wurde.

17. Kontakt

Smart Cloud Solutions Inc. Geschäftsanschrift: 1221 Brickell Avenue, Suite 900, Miami, FL 33131, USA Telefon: +1 (645) 230-4733 E-Mail: info@wpsuite.io Vertrieb: sales@wpsuite.io

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